Congés et absences en clinique vétérinaire : tenir le planning sans injustice.

Une date limite de dépôt, et un calendrier annoncé.

La plupart des conflits de congés ne viennent pas des dates, mais du moment où on en parle. Sans date limite, le premier qui écrit emporte la semaine d'août, et les autres l'apprennent en découvrant le planning. Le remède est banal et efficace : un calendrier de dépôt publié en début d'année, avec trois fenêtres.

• L'été (juin à septembre) : souhaits avant le 15 mars, réponse écrite avant le 15 avril.
• Les fêtes de fin d'année : souhaits avant le 15 octobre, réponse avant le 1er novembre.
• Le reste de l'année : quatre semaines avant la date demandée, réponse en une semaine.

Ces délais ne sortent pas de nulle part : en France, la période de prise des congés doit être portée à la connaissance des salariés au moins deux mois avant son ouverture, et l'ordre des départs communiqué à chacun au moins un mois avant son départ. Tenir votre propre calendrier suffit à tenir ces délais.

Un point compte autant que la date limite : la date de réponse. Un souhait déposé en mars et arbitré en juin empêche tout le monde de réserver quoi que ce soit.

Combien d'absents en même temps : le chiffre qui tient la clinique.

« Deux personnes maximum en congé » est une règle trop grossière pour une clinique : ce qui compte n'est pas le nombre de têtes, mais ce que les absents emportent avec eux. Le plafond se pose donc par équipe et par compétence. Prenons une clinique de 5 vétérinaires et 6 ASV, où deux vétérinaires seulement opèrent et une seule ASV tient l'imagerie.

La dernière ligne est le vrai enseignement de l'exercice : une compétence détenue par une seule personne rend ses congés impossibles à accorder sans fermer quelque chose. Former une deuxième personne, référencer un remplaçant, ou décider d'avance que l'activité s'arrête : les trois se défendent. Découvrir la question le 2 août, non.

Posez enfin le plancher qui va avec : la couverture minimale de chaque journée, et de chaque créneau si vous travaillez par horaires.

Les périodes convoitées se jouent en rotation.

Trois périodes concentrent presque tous les désaccords : la semaine de Noël, celle du Nouvel An, deux ou trois semaines d'août. Aucun critère objectif ne permet de choisir une fois pour toutes. La seule réponse qui tienne dans le temps est la rotation pluriannuelle, dans un tableau que l'équipe peut consulter.

Un tableau de trois colonnes suffit : l'année, qui a eu Noël, qui a eu le Nouvel An. Au bout de deux ans, les discussions changent de nature : on ne demande plus « pourquoi pas moi », on regarde son tour. Deux précautions : les deux fêtes se comptent séparément, sinon les mêmes prennent toujours la plus facile des deux ; et qui échange son tour avec une collègue garde son rang pour l'année suivante, sinon personne n'échangera plus.

Pour l'été, faites tourner les semaines et non les mois : « cette année la première quinzaine d'août, l'an prochain la seconde » est tenable ; « cette année vous n'avez pas août » ne l'est pas longtemps.

Annoncer la règle d'arbitrage avant d'arbitrer.

Quand deux souhaits se heurtent, quelqu'un doit décider. Un arbitrage expliqué d'avance se discute ; le même, expliqué après coup, se subit. Écrivez l'ordre des critères sur une page, avant la première demande de l'année :

• La couverture d'abord. Si la semaine demandée passe sous le plancher, elle n'est pas accordée, quelle que soit l'ancienneté de la demande.
• La rotation ensuite. Celui qui n'a pas eu la période l'an dernier passe devant.
• Puis les critères prévus par les textes. En France, l'employeur fixe l'ordre des départs en tenant compte de la situation de famille, de l'ancienneté dans la clinique et d'une éventuelle activité chez un autre employeur, sauf si un accord collectif en retient d'autres.
• L'ordre d'arrivée en dernier. Honnête pour départager, catastrophique comme critère principal.

Répondez par écrit, même pour un refus, même en deux lignes, et dites quel critère a tranché. L'année suivante, les demandes arriveront déjà calibrées.

Les absences imprévues : décider une fois, pas chaque matin.

Un arrêt maladie, un enfant malade : l'imprévu ne se planifie pas, mais la réaction se planifie très bien. Écrivez l'ordre des recours une fois, et appliquez-le le jour venu sans renégocier :

• décaler les actes non urgents du jour (chirurgies de convenance, bilans, détartrages) ;
• appeler la liste de volontaires, constituée à l'avance, contrepartie annoncée ;
• faire venir un remplaçant déjà référencé, accès et tarifs réglés d'avance ;
• fermer une activité identifiée, avec un message client prêt à envoyer.

Deuxième réflexe : pour une absence longue, ne rapiécez pas jour par jour, reprenez le mois entier. Trois semaines d'absence déplacent les gardes, les repos qui les suivent et les compteurs d'équité. La méthode d'équité des gardes de nuit montre comment cela se rattrape sur plusieurs mois, pas sur le suivant.

Ce que Djed fait des congés et des absences.

Les décisions restent les vôtres. Voici ce que Djed, le logiciel de planning vétérinaire, en fait :

• Une absence se pose en une phrase. Vous écrivez « Marc est en congé du 19 au 23 » à l'assistant ; il prépare une carte qui montre ce qui va changer, et c'est votre clic sur Confirmer qui l'enregistre. Rien ne bouge sans ce clic.
• L'équipe dépose depuis son téléphone. Dans l'app iPhone, chacun voit ses jours et ses gardes, pose un congé et demande un échange ; une notification part quand le mois est publié.
• Les règles fermes que vous posez (jours off, plafonds, repos après garde, fermetures) ne sont jamais enfreintes par le moteur. Une absence validée est un jour où la personne n'est pas affectée, et le mois entier se recompose autour, gardes comprises.
• Le copilote signale les jours sous-couverts avant que ça coince : la semaine où trois absences se télescopent se voit à l'écran, pas la veille au comptoir. Voyez le copilote et le quotidien du planning.
• Les gardes gardent leur mémoire sur douze mois glissants : un mois d'absence ne se paie pas en gardes le mois suivant.
• Un mois publié est figé : un congé accordé après la publication se traite sur un planning repris, jamais en silence.
• Avec l'option Pointage (France), les congés et absences validés ressortent dans l'export mensuel des variables de paie.

Deux limites, dites franchement. Djed ne tient pas vos soldes de congés payés : il compose le planning autour des absences que vous validez. Et il ne devine aucun plafond d'absents simultanés : c'est la couverture que vous avez décrite qui joue ce rôle. Les ASV ont leurs propres créneaux et compteurs : le guide du planning ASV et vétérinaires montre pourquoi leurs congés se décident dans le même mois.

Ce que dit le droit français, et ce qu'il ne dit pas.

• La durée : 2,5 jours ouvrables par mois travaillé, soit 30 jours ouvrables (cinq semaines) sur une année complète.
• La période de prise comprend dans tous les cas celle du 1er mai au 31 octobre.
• L'ordre des départs est fixé par l'employeur, en tenant compte de la situation de famille, de l'ancienneté et d'une activité éventuelle chez un autre employeur, sauf accord collectif contraire.
• Les délais : période de prise connue deux mois avant son ouverture, ordre des départs communiqué un mois avant le départ. Passé ce mois, les dates accordées ne se modifient plus, sauf circonstances exceptionnelles.

Ce que le droit ne dit pas : aucun texte ne fixe un nombre maximum d'absents en même temps, ni une rotation sur Noël, ni une date limite de dépôt. Tout cela relève de votre organisation, et c'est pour cette raison qu'il faut l'écrire. Vos conventions, elles, peuvent aller plus loin que le socle légal : l'IDCC 1875 pour le personnel non vétérinaire et l'IDCC 2564 pour les vétérinaires salariés se lisent avec votre expert social, qui reste votre interlocuteur sur la conformité. Voyez aussi notre guide de la convention collective vétérinaire.

Sources et date de vérification.

• Code du travail, art. L3141-3 (2,5 jours par mois), L3141-13 (1er mai au 31 octobre), L3141-16 (ordre des départs).
• Code du travail, art. D3141-5 (deux mois) et D3141-6 (un mois).
• Aucun texte ne fixe de plafond d'absents simultanés ni de règle de rotation : la méthode décrite ici est un choix d'organisation.

Articles relus le 12 octobre 2026 sur code.travail.gouv.fr et service-public.gouv.fr. Ce guide n'est pas un conseil juridique : pour votre situation, voyez votre expert social.